Mijn effectieve en supersimpele systeem voor het binnenhalen van nieuwe opdrachten

Naast de (online en live) trainingen die ik zelf organiseer, word ik ook regelmatig ingehuurd door organisaties om een training te verzorgen. Soms omdat ze mij benaderen. Maar ook regelmatig omdat ik zelf contact met hen heb gezocht.

Misschien herken je dat wel. Je leest of hoort iets en denkt direct ‘daar zou ik ook prima passen’. Voor muzikanten kan dat een plek zijn waar je graag zou willen optreden. Een vormgever heeft dit bij een opdrachtgever waarvoor hij dolgraag aan de slag zou gaan.

Hoewel ik een groot voorstander ben van warme acquisitie, is er in principe niets mis met het zelf pro-actief benaderen van nieuwe opdrachtgevers waarvoor je graag zou willen werken.

Wel is het goed om je te realiseren dat de kans dat hier iets uit komt, beduidend kleiner is dan bij het benaderen van opdrachtgevers die je al kennen. Moet je het daarom al bij voorbaat opgeven? Nee, zeker niet. Het betekent vooral dat je het grondig moet aanpakken. En dat er waarschijnlijk meerdere pogingen nodig zijn voordat het iets oplevert.

Zelf deed ik dit altijd heel ad hoc. Ik kwam iets tegen waarvan ik dacht “dat is interessant!” en schreef dan snel een mailtje. Vervolgens hoorde ik vaak niets. Of ik nam me voor later te mailen bij events die net plaats hadden gevonden. Dat vergat ik dan meestal.

Maar sinds twee jaar pak ik het systematisch aan. En dat werkt een stuk beter. Graag deel ik mijn manier met je.

  1. Ik heb een lijst van organisaties waarvoor ik graag eens een training zou willen geven. Die lijst vul ik steeds aan als ik iets tegen kom wat me interessant lijkt. Zo zorg ik ervoor dat ik niets vergeet.
  2. Ik bekijk de websites en bepaal wanneer het beste moment is om contact te zoeken. Voor een event in het najaar is dat bijvoorbeeld vaak al aan het begin van het jaar. Vervolgens plan ik dit direct in in mijn agenda.
  3. Ik maak voor elke organisatie een persoonlijk voorstel, waarin ik uitleg waarom ik denk dat mijn trainingen goed in hun programma of op hun event zou passen. Die verstuur ik zoveel mogelijk direct aan de persoon die hierover gaat (dus liever niet naar een info-mailadres).
  4. Vervolgens noteer ik in mijn lijst wanneer ik gemaild heb. Als ik na 2 weken nog niets heb gehoord mail ik opnieuw.
  5. Ik mail maximaal 3x. De data noteer ik in mijn lijst, zodat ik weet wat ik al heb gedaan. Als ik een reactie krijg (positief of negatief) zet ik dit erbij. Zo hou ik overzicht.
  6. Soms krijg ik het verzoek om het later opnieuw te proberen, in dat geval plan ik dit meteen in. Zo vergeet ik het niet.

Ik merk dat deze aanpak een aantal voordelen heeft.

  1. De lijst met te benaderen opdrachtgevers groeit snel. Omdat ik erop gefocust ben. Maar ook omdat ik er een gewoonte van maak om de dingen die ik tegen kom ergens te verzamelen.
  2. Doordat ik meerdere keren mail (en het niet na 1 mailtje al laat zitten) behaal ik meer resultaat. Het is echt al diverse keren voorgekomen dat een opdrachtgever op mijn eerste mail niet reageerde, maar vervolgens wel enthousiast antwoord gaf bij een tweede of derde poging.
  3. Het werkt motiverender om een grote lijst van mogelijke opdrachtgevers te hebben, omdat de kans veel groter is dat je af en toe een positieve reactie krijgt.
  4. Ik ben er minder tijd aan kwijt, omdat ik gewoon eens in de zoveel tijd mijn lijst erbij pak en daarop precies kan zien hoe het ervoor staat.

Bij het benaderen van opdrachtgevers die je nog niet kent, is het belangrijk om je te realiseren dat je meer kansen nodig hebt om resultaat te krijgen. Zonde als je te snel de conclusie trekt dat “het dus niet werkt”. Grote kans namelijk dat je, als je 20 opdrachtgevers aanschrijft, er wel een succes tussen hebt zitten.
Door op de beschreven manier te werk te gaan, spaar je tijd en energie en maak je het jezelf veel makkelijker. En zo hou je meer tijd over om mooie dingen te maken 😉

Wat zijn jouw ervaringen met het benaderen van onbekende klanten of opdrachtgevers? Welke tips heb jij om dit succesvol te doen? Ik lees ze graag in de reacties.

23 gedachten over “Mijn effectieve en supersimpele systeem voor het binnenhalen van nieuwe opdrachten

  1. Remco de Kluizenaar www.zootels.nl - Geplaatst op

    Hallo lezers,

    ik ben beeldend kunstenaar en ik maak naast mijn autonomere (theater)werk ook mooi vormgegeven bijenhotels. Op een markt zag een eigenares van een bio-winkel 3 jaar geleden mijn bijenhotels en bloemenbommetjes. Ze vroeg of ik als kerstcadeau voor haar 600 klanten misschien bloemenbommen wilde maken. Ik kende haar via het broodfonds waar ik lid van ben. Deze opdracht was zo leuk om te doen en ik had een methode bedacht om wat sneller deze handgemaakte bloemenbommetjes te kleien. De opdracht zelf had nog niet zo’n goed uurtarief opgebracht omdat er veel probeer-tijd, uitvind-tijd in was gaan zitten. Toen besloot ik iets te doen wat ik nog nooit eerder had gedaan: een mailing, haast een spam mailing. Ik verzamelde via websites over reform en eco-winkels ruim 100 mailadressen. Daar stuurde ik een mail naar toe met mooie foto’s van de bloemenbommen. Ik vertelde in de eerste zin dat het een spam mail was, maar dat ik dacht dat het hen toch zou interesseren, omdat een collega bio-winkel eigenares uit die en die stad mij dezelfde vraag had gesteld die ik nu aan hen wilde opperen mij ook te stellen. Ik kreeg uiteraard maar weinig antwoord, maar 10 “klinkt leuk, maar doen we niet” en 4x “ja, ik hoor er graag meer over” leidde tot 2000 bloemenbommetjes maken voor 4 opdrachtgevers. De mensen die “ik hoor er graag meer over” zeiden heb ik gebeld en meteen prijsafspraken en data voor levering gemaakt. Heel november zat ik in de avonden en dagen zonder andere opdrachten te kleien. Ik hield er ruim 2000 euro aan over, in een maand dat ik normaal vaak met weinig opdrachten zit. Mijn eerste goede ervaring met ijskoude aquisitie. Sinds die tijd eigelijk niet meer gedaan. Het kost inderdaad wel wat aandacht en tijd om al die mailadressen te registeren en de antwoorden goed in de gaten te houden en contacten warm te houden, niet teveel dubbel mailen, etc. Even een paar ballen hooghouden, goed document maken van wie er al wel en niet geantwoord hadden, tweede keer mailen naar wie niet, of half gereageerd had (“Klinkt interessant, ik overleg het even met collega’s of we hier iets mee willen” …. dan hoor je vrijwel nooit iets terug, maar als je zelf contact opneemt is het antwoord 1 op de 3 keer “dank voor je herinnering, ik was het vergeten, we hebben het er nu over gehad en willen op je aanbod ingaan”). Als ik weer een keer een helder product heb waar ik zin in heb om het in serie te maken, en een opdrachtluwe periode, zal ik zeker overwegen om zo’n grote mailing weer als middel in te zetten om werk te creeeren. Timing is inderdaad wel nodig: kerstcadeau voor klanten of personeel, dat beslisten die winkels ergens tussen september en november. Dus 3x mailen, begin sept, half okt en half nov, zoiets, zou ik volgende keer weer doen. Of het precies klopt en of dit scherper kan, dat is een beetje fingerspitzengefühl geweest. Als je het vaker doet met vergelijkbaar aanbod en vergelijkbare potentiele klantenkringen, dan kun je er vast meer uit halen. Maar ik was overdonderd met 4 positieve reakties op een spam mailtje aan 100 winkels. Als je er van uit gaat dat 80% zo’n mail haast ongelezen weggooit, 20% het even snel tussen de bedrijven door leest, dan is 4% positieve reaktie 1 op de 5 van de mensen die het uberhaupt gelezen hebben. Ongelofelijk. Er was iets met de timing van bloemenbommen nét voordat ze erg populair werden en in allerlei ontwerpen in china gemaakt werden, maar wel nét bekend genoeg bij precies de doelgroep die ik aanschreef. Er was iets met de toon van mijn mail “dit is spam, maar toch denk ik dat je het leuk vindt om te lezen”, en er zat wellicht kracht in “een collega van jullie heeft me deze opdracht gegeven, ik was daar heel dankbaar voor, zij was ook heel blij met het resultaat en ik denk dat er tussen jullie meer mensen zullen zijn die er blij van worden als ze mij dezelfde opdracht geven”, een soort “succes verzekerd” belofte.

    Reageren
    1. Maaike - Geplaatst op

      Wat een toffe ervaring, Remco! Onderzoeken geven aan dat je bij dergelijke acquisitie-mails gemiddeld 1% respons krijgt. Daar zit jij dus ruim boven, heel goed! Ik denk dat dat komt door een combinatie van je toon (zoals je zelf ook al dacht) en een uniek aanbod. Jouw verhaal onderstreept wat ik altijd zeg en zelf ook ervaar: koude acquisitie kan een prima manier zijn om aan opdrachten te komen, maar het vraagt om ruime aantallen en goede timing. Dank voor het delen van jouw ervaring, ik denk dat het anderen kan stimuleren om ook eens zoiets te proberen.

      Reageren
  2. Frank Paats - Geplaatst op

    Erg goed om het systematisch aan te pakken en op deze manier kansen te creëren. Top! En bedankt voor het delen hiervan.
    Wel heb ik er een vraag over. Waarom bel je de personen niet op? Dan kun je direct uitleggen wat je kunt bieden en ontstaat er een ‘warm’ contact. Werkt dat niet veel sneller en efficiënter? Of is er een specifieke reden waarom je het met e-mais doet?
    groeten, Frank

    Reageren
    1. Maaike - Geplaatst op

      Dank je wel, Frank. Bellen kan inderdaad ook en de voordelen die je noemt zijn inderdaad belangrijk. Ik merk zelf dat bij de organisaties die ik benader, men vaak niet full time werkt of veel afwezig is. Daardoor is bellen vaak enorm tijdrovend (iemand is er steeds niet, weer op een later tijdstip terugbellen etc.). De reden is dus vooral praktisch, maar in een situatie waarin iemand goed bereikbaar is zou bellen inderdaad mijn voorkeur hebben.

      Reageren
      1. Frank Paats - Geplaatst op

        Klopt ja. Eigenlijk zou je met een programma moeten werken waarin je, als een soort logboek, precies kunt zien wie je wanneer hebt proberen te bellen en wat de vervolgacties zijn. Inclusief terugbel-reminder. Dat programma bestaat ongetwijfeld al. Maar ik zou niet weten welke dat is. Jij?

        Reageren
    1. Maaike - Geplaatst op

      Kan ik me voorstellen, Jolanda. Het ligt nogal aan het soort werk of het zinvol en interessant is. Veel creatieven ontkomen er niet aan. Als muzikant zul je bijvoorbeeld toch podia willen benaderen, omdat die vrijwel nooit zelf bij jou aan kloppen.

      Reageren
    1. Maaike - Geplaatst op

      Ja, dat doe ik soms als de situatie daar geschikt voor is. Bij sommige beroepen werken mensen erg onregelmatig dus dan is dat niet zo makkelijk.

      Reageren
  3. Marieke - Geplaatst op

    Interessant zeg! Maar potentiele opdrachtgevers aanschrijven vind ik echt een dingetje hoor. Ik heb er zoveel aangeschreven, maar er zijn er maar heel weinig waar een opdracht uit voortvloeit. Erg jammer.

    Reageren
    1. Maaike - Geplaatst op

      Hoe succesvol dit is hangt ook helemaal af van wat je aanbiedt, aan wie en zeker ook van hoe je ze benaderd (toonzetting en presentatie van je aanbod). Dat laatste is eigenlijk het enige waar je echt invloed op hebt, dus ik zou kijken of ik daar wat aan kan verbeteren.

      Reageren

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Maaike van Steenis

Ontvang nu het gratis e-book

10 dingen die je vandaag nog kunt doen om je inkomsten te vergroten!

Je ontvang tevens mijn Ezine met extra tips.
Je kunt je hiervoor altijd weer afmelden en je gegevens worden nooit aan derden verstrekt.