Paniek. De dag voor de voorstelling blijft de hoofdrolspeelster tijdens de generale ergens achter haken. Haar kostuum scheurt finaal doormidden. Wat nu?
Of wat dacht je van deze: het ophangsysteem waaraan de werken voor een expositie zouden worden opgehangen komt naar beneden. Helemaal stuk. Hoe gaan we die expositie nu inrichten?
Het kan nog erger: door een fout in het ticketsysteem zijn er veels te veel kaarten voor het concert verkocht. Nu staan er straks allemaal mensen voor de deur van het theater die teleurgesteld zullen worden.
Het zijn zomaar een paar dingen die mis kunnen gaan bij het organiseren van een project of evenement. But the show must go on. Dus hoe los je ze op?
Ik heb gemerkt dat je eigenlijk ieder organisatorisch probleem kunt oplossen als je beschikt over de volgende drie zaken: tijd, geld en menskracht.
Pas als het je aan één (of zelfs meerdere!) van deze dingen ontbreekt, ontstaat er echt gedonder.
Ga maar na: er is vast wel een coupeuse die een kostuum snel kan herstellen. Maar niet gratis. Het alternatief is dat de moeder van de regisseur achter de naaimachine kruipt. Maar die is weer niet op stel en sprong beschikbaar.
Een nieuw ophangsysteem kost eveneens geld. Maar met voldoende vrijwilligers kun je ook wel iets in elkaar zetten als het echt moet. Om die op te trommelen heb je dan wel weer meer tijd nodig.
Als je je bezoekers tijdig informeert over de dubbel verkochte kaarten reageren de meesten waarschijnlijk begripvol. Maar als ze dit pas horen als ze voor de deur staan hoef je daar niet op te rekenen.
Mensen die voor niets naar het theater komen, geef je natuurlijk hun geld terug. Een gratis kaartje voor een latere voorstelling is een mooi gebaar. Dat is natuurlijk wel weer een hap uit je budget.
Ik wil beslist niet beweren dat je elk probleem kunt voorkomen, maar er is wel iets dat je kunt doen om de kans dat het echt onoplosbaar is te verkleinen.
Zorg dat je altijd ruimte hebt om onverwachte tegenvallers op te lossen door speling op MINIMAAL één van de drie gebieden die ik noemde. Dus een potje geld voor onverwachte uitgaven. Of een paar extra vrijwilligers die stand by staan om op het laatste moment bij te kunnen springen. Of een ruime planning zodat je voldoende tijd hebt om nog even extra heen en weer te rijden mocht dat nodig zijn.
Ga voor jezelf na waar jij ruimte kunt creëren. Dat zal meestal niet op alle drie de gebieden zijn. Maar eentje is doorgaans wel mogelijk. Achteraf zul je er dankbaar voor zijn.
