Toen ik begon als zelfstandige werkte ik als freelance fondsenwerver. Een van mijn opdrachtgevers was Faiza. Zij had een dansschool gespecialiseerd in buikdans en maakte ook dansproducties.
Ik had twee opdrachten voor haar gedaan. Ik had subsidie-aanvragen geschreven voor een festival dat ze organiseerde en voor een educatief project. Dat was prima verlopen. Voor beide opdrachten had ik vooraf met Faiza een schriftelijke overeenkomst gesloten. Mijn aanvragen hadden genoeg opgeleverd om de projecten uit te voeren. Ik factureerde achteraf een percentage van de opbrengst. Deze facturen waren steeds netjes betaald.
Faiza belde me op. Ze had een plan voor een nieuw project. Een dansvoorstelling. Er was alleen wel haast bij. Ze kon deze voorstelling namelijk over een half jaar spelen op een festival. Dus eigenlijk moesten die aanvragen zo snel mogelijk worden verstuurd.
Omdat ik Faiza al langer kende en haar graag wilde helpen besloot ik niet moeilijk te doen over die overeenkomst. Ik ging gewoon aan de slag. Het zou wel goed komen.
Ik schreef een aantal aanvragen voor haar die ze een week later al kon versturen. Ook deze keer kwam er daardoor behoorlijk wat geld binnen, zodat Faiza haar voorstelling kon maken. Dat gebeurde ook en de voorstelling was een succes. Maar mijn factuur werd niet betaald.
Tot twee keer toe stuurde ik een herinnering. Er kwam geen enkele reactie. Toen heb ik haar gebeld. Ze zou het bedrag diezelfde week nog overmaken. Maar dat gebeurde niet. Ik belde nog eens en kreeg weer een belofte. Ook deze keer bleek die geen cent waard. Ik kon mezelf wel voor mijn kop slaan. Want er stond immers niks op papier.
Uiteindelijk had Faiza de stichting die ze gebruikte om haar projecten uit te voeren en haar subsidie-aanvragen te versturen opgeheven. En een week later had ze een nieuwe stichting opgericht met bijna dezelfde naam en hetzelfde adres. Ik was erin geluisd en kon naar mijn geld fluiten.
Het gevoel dat ik toen had wens ik geen enkele ondernemer toe. Niet alleen miste ik inkomsten, waarvoor ik wel gewerkt had. Ik voelde me vooral zo gekwetst dat iemand, die altijd blij was geweest met mijn werk, me zo bewust had bedrogen. Ik kon gewoon niet geloven dat mensen zo berekenend zijn.
Gelukkig heb ik in de ruim tien jaar dat ik ondernemer ben maar een paar keer dit soort dingen meegemaakt. Elk van die keren kan ik me herinneren. Niet vanwege het geld, vanwege het gevoel dat ik eraan over hield. Het onbegrip ook. Het waren altijd mensen die overduidelijk heel blij waren met mijn diensten. En die dan vervolgens op een heel vervelende manier onder de betaling uit wilden komen. Of je eindeloos aan het lijntje hielden.
Ik ga niet beweren dat betaalproblemen altijd te voorkomen zijn. Wel heb ik inmiddels geleerd dat er een paar dingen zijn die je kunt doen om te zorgen dat je er zo min mogelijk mee te maken krijgt.
- Leg vooraf schriftelijk de afspraken vast. Dat kan via een overeenkomst of offerte die je beiden ondertekent. Maar een e-mail is meestal makkelijker en ook rechtsgeldig. Vraag dan wel aan de ander of hij je een reply wil sturen om de afspraken uit de e-mail te bevestigen.
- Laat je klanten of opdrachtgevers zo veel mogelijk vooraf betalen. Of vraag bij grotere opdrachten om een aanbetaling. Dat geeft je bovendien meer zekerheid dat je opdracht ook doorgaat.
- Neem, bij niet tijdig betalen, zo snel mogelijk contact op met je klant of opdrachtgever. Hoe langer je wacht en denkt “het komt wel goed”, hoe groter de kans dat dat juist niet zo is.
Hoe ga jij om met betalingsproblemen? Heb je tips voor anderen om die te voorkomen? Dan lees ik die graag hieronder op mijn website.
P.S. Wil je tips en trucs om goed betalende klanten en opdrachtgevers aan te trekken? Kom dan naar het event “Tussen Kunst en Cash”. Vandaag is de laatste dag dat je je voor het vroegboektarief op kunt geven.
tja, altijd shit als je klanten niet of zeer laat betalen. Ik heb het gelukkig in de afgelopen 14 jaar maar een paar keer meegemaakt.
Ik vind het ook onbegrijpelijk; je hebt je best gedaan, de klant is tevreden en toch betaalt ie niet. Zeker als het om een kleine zelfstandige gaat, begrijp ik het niet. Hij zou het zelf ook heel erg vinden als ie z’n geld niet krijgt toch?
Vroeger werkten we alleen bij particulieren met aanbetalingen, maar sinds twee jaar doen we dit nu ook bij bedrijven. Zo hebben we bij een annulering of niet betalende klant, tenminste 50% in the pocket.
Nog een tip; zorg dat je heel goed je verstuurde facturen administratie op orde hebt. Zodat je gelijk kunt zien wat er nog openstaan en hoe lang. Wij maken gebruik van een speciaal boekhoud/facturen programma, dat alles gelijk wegboekt wat er binnen is gekomen en dat alles bij houdt qua openstaande facturen en dagen e.d. Zo kun je er op tijd bij zijn. Want zoals Maaike zegt: hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt!
Groeten, Niels.
Ik herken je gevoel heel erg, Niels! Ik vind het bij andere zelfstandigen ook altijd “kwalijker” dan bij grotere bedrijven. Niet helemaal terecht misschien, maar zo voelt het wel. Dank ook voor je tip. Het helpt zeker als je je administratie op orde hebt. Zo heb ik wel eens 3x om een factuur moeten vragen, maar die heb ik nooit gekregen. Dan kan ik ook niet betalen natuurlijk, terwijl ik dat graag wilde. Dat is weer het andere uiterste.
Het hangt soms van de gebruiksaawijzing van de persoon af wat het beste is om te doen. Klein voorbeeldje: in een vorig leven stond ik elke zondag op een overdekte markt en een collega-standhouder moest een verlengsnoer hebben. Die verkochten we voor fl. 5,= (ja, guldens inderdaad).
Hij nam het verlengsnoer mee, zei later wel te betalen. Niet dus. Ik herinnerde hem er wekelijks aan en het was elke keer later, later, later, straks enz. en uiteindelijk begon hij dingen te roepen als ‘Flikker toch op, man’ en ‘Hou toch eens op met dat gezeik over dat verlengsnoer’.
Na de zoveelste botsing hierover schreef ik een fictieve deurwaardersbrief: “Zeer geachte heer H, U heeft al geruime tijd een schuld openstaan van fl. 5,= bij mijn cliënt, dhr. K. de Laat. Ondanks herhaaldelijke aanmaningen bent u tot op heden nog steeds niet overgegaan tot betaling. Indien u hier per ommegaande niet alsnog toe over gaat, zien wij ons genoodzaakt om over te gaan tot een inbeslagname van uw gebit…” en meer van dat soort flauwekul.
Ik wachtte tot hij even uit zijn stand was, legde de brief toen daar neer. Een paar minuten later kwam hij gierend van het lachen naar me toe. “Geweldige brief! Die bewaar ik!”
Maar nog steeds geen geld.
Een paar minuten later kwam ik hem weer tegen. Hij pakte z’n portemonnee, gaf me een vijfje en zei: “Hier heb je je geld en nou opgeflikkerd en onder m’n ogen vandaan.”
Het was dus een effectieve actie geweest, maar wel een lang traject (zeker wel zes weken) en veel gedoe voor vijf gulden.
Dank voor je reactie, Ko! Gaaf om te lezen hoe jij hier op heel creatieve wijze mee omgaat en mooi dat het dan ook resultaat heeft. Ik denk dat langs gaan zeker een goede tip kan zijn, maar dat het belangrijk is hierin ook een afweging te maken van het openstaande bedrag en de hoeveelheid tijd die je kwijt bent als je langs gaat. Voor een paar tientjes is dat wellicht de moeite niet, maar voor een bedrag van 4 cijfers wellicht wel.
Ja, dat is natuurlijk altijd een punt. Onevenredig veel doen voor een minimaal resultaat is een bekend probleem dat we allemaal wel in bepaalde vormen kennen of gekend hebben. Soms is het echter het enige dat nog rest. Bij schriftelijke en ook wel telefonische aanmaningen kunnen ze nog dingen voor zich uitschuiven, bij een face-to-face-confrontatie wordt dat toch moeilijker, is mijn ervaring. Wel zorgen dat je jezelf in de hand houdt; agressief querulantengedrag ligt algauw op de loer.
Als je wanbetalende opdrachtgever een winkel heeft: niet opbellen of mailen, maar langskomen en dan tekeer gaan. Niet gaan schreeuwen, wel gedecideerd zijn en hierbij net genoeg stemverheffing gebruiken zodat de klanten het kunnen horen. Zulke anti-reclame kunnen ze niet gebruiken.
Betalingsherinnering persoonlijk komen brengen zoals ’n deurwaarder dat met ’n dwangbevel doet wil ook wel eens helpen. Blijf consequent verontwaardigd en ga niet in op dwaalwegen en zijstraatjes waar de wanbetaler tijdens de conversatie ongetwijfeld in wil schieten.