Vorige week had ik mijn jaarlijkse afspraak met mijn boekhouder. Ik overhandig haar dan mijn administratie van het afgelopen jaar, die ze vervolgens voor mij in orde maakt. Ook praten we bij over de financiële situatie van mijn bedrijf. Ik vertel welke bijzonderheden er zijn en stel de vragen die ik heb.
Vroeger keek ik steeds enorm tegen mijn administratie op. Als ik de boel had ingeleverd kreeg ik namelijk kort daarop een Excel-sheet met vragen van mijn boekhouder. Daarop stonden dan alle bonnen die ontbraken. Of facturen waaraan iets niet klopte. Ik was vervolgens uren bezig met het opzoeken van bonnetjes. Sommige viste ik uit mijn portemonnee, andere uit mijn mailbox. En ook in mijn bureaulades kwam ik van alles tegen. Meestal juist die bonnen die ik het jaar ervoor nergens meer kon vinden… Vervolgens kreeg ik dan (geheel terecht, overigens!) een dikke factuur voor al het uitzoek- en correctiewerk dat zij had gedaan.
Ook maakte ik me altijd zorgen over de uitkomst. Ik had een vrij vaag idee van hoeveel BTW ik moest afdragen, maar zat er ook wel eens naast. En daardoor maakte ik me zorgen of ik wel genoeg op mijn rekening had staan.
Door de jaren heen heb ik hier behoorlijke stappen in gezet. Mijn boekhouder geeft me tegenwoordig complimentjes omdat alles er zo netjes uit ziet. Iets dat ik me 6 jaar geleden totaal niet kon voorstellen 😉 Ik ben mijn administratie zelfs een fijne klus gaan vinden! Het geeft me rust, inzicht en vaak ook nieuwe ideeën. De inzichten en trucs die mij daarbij hebben geholpen, deel ik graag met jou:
- Zet ontvangen BTW op een aparte rekening
Door ontvangen BTW direct apart te zetten, zorg je ervoor dat je dit bedrag altijd beschikbaar hebt. Aan de meeste betaalrekeningen kun je tegenwoordig makkelijk een spaarrekening koppelen. Daarmee maak je het wegzetten van de BTW heel eenvoudig. En omdat je natuurlijk ook BTW over je kosten betaalt, hou je aan het eind van elk kwartaal juist wat over.
- Minder leuke dingen worden fijner als je ze op een prettige plek doet
Deze tip kwam ik een aantal jaar geleden tegen: als je het werk zelf niet leuker kunt maken, zorg dan in ieder geval voor fijne omstandigheden. Bijvoorbeeld door je bonnen uit te zoeken op een inspirerende plek. In een mooi park, of in het restaurant van een museum bijvoorbeeld.
- Een betere voorbereiding = lagere kosten
Sinds een aantal jaar loop ik mijn hele administratie na, voordat ik hem aan mijn boekhouder overhandig. Ik check alle bankafschriften zodat ik zeker weet dat ik alle bonnen heb. Dat is best een klus, maar wel eentje die ik hoe dan ook een keer moet doen. Door dit al te doen voor ik de boel inlever bij mijn boekhouder, heeft zij er minder werk aan. En dat zie ik weer terug aan haar factuur.
- Bewust bezig zijn met “de cijfers” geeft inzicht en rust
Een bijkomend voordeel van het uitzoekwerk, is dat ik veel scherper op mijn netvlies heb hoe mijn bedrijf ervoor staat. Het geeft mij een terugblik over het afgelopen jaar. Welke maanden verdiende ik meer en wanneer juist minder? En hoe zit het met de kosten? Al meer dan eens gaf dat me ideeën die zorgden voor een betere verdeling, of voor meer inkomsten.
- Een map voor facturen in je mailbox
Een simpel trucje dat mij enorm geholpen heeft om minder te hoeven zoeken naar facturen, is hier een map voor aan te maken in mijn mailbox. Zodra ik binnengekomen facturen heb betaald, sleep ik de mail naar deze map. Zo heb ik alles bij elkaar. Dat kost me net wat minder tijd dan opslaan, en daardoor is de kans veel groter dat ik het ook daadwerkelijk doe 😉
Welke tips of inzichten heb jij opgedaan over het doen van je administratie?
Beste Maaike,
Dank voor je tips. Wat bij mij ook goed werkt is:
“Houdt het bij”.
– Ik heb iedere vrijdagochtend 1,5 uur boekhouden in mijn agenda gereserveerd. Dit is ruim voldoende en vaak houd ik tijd over.
– Verder boek ik de kosten die ik vorige week heb gemaakt. Hiervan weet ik nog wat het was en hoe het zat. (Na een maand weet ik dat niet meer) Ik ben dus geen tijd kwijt met vervelend zoeken en kijken “hoe het ook alweer zat”.
– Mijn facturen stuur ik altijd vooruit. Ik lees in mij aantekeningen dan niet alleen de afgesproken prijs, maar ook wat ik verder nog heb afgesproken en of ik wellicht nog iets extra’s moet voorbereiden.
– Meestal ben ik met 45 minuten wel klaar met de boekhouding en heb het op deze manier licht en luchtig kunnen houden. Stel ik zou mijn boekhouding 1 keer per half jaar doen, dan zou ik 26 uur + saai uitzoekwerk aan het boekhouden zijn. Ben ik zo een week lang bezig met een rotklus.
Samengevat: Houdt het dus bij en doe elke week een beetje, dan houd je het nog leuk ook.
Succes met je bedrijf en een mooi 2020 toegewenst
Dat zijn mooie tips, Arnoud! Dank je wel!